Interne Kommunikation – Schlüssel zu Motivation und Bindung
Ich habe es selbst erlebt und viele Studien und Beiträge bestätigen es: Die Qualität der internen Kommunikation ist der zentrale Schlüssel für gute Zusammenarbeit, zufriedene Mitarbeiter, Transparenz und Zielerreichung.
Hakt es im Unternehmen wird zumeist eine schlechte oder nicht vorhandene Kommunikation beklagt. Viele Führungskräfte stehen dann perplex vor diesem Feedback, denn sie haben sich doch immer bemüht und zeitnah kommuniziert?
In diesem Artikel möchte ich einen Überblick über die aus meiner Sicht wichtigsten Aspekte einer erfolgreichen Change-Kommunikation geben.
Informiert ist noch lange nicht kommuniziert
Kommunikation ist vielschichtig und komplex, wie Konrad Lorenz in seinem Zitat treffend beschreibt. Bevor eine Botschaft nicht nur verstanden, sondern auch angenommen und umgesetzt wird, ist es ein langer Weg.
Doch oft wird der Kommunikationsaufwand unterschätzt. „Das steht im Intranet“, „wir haben doch die Broschüre verteilt“ oder „das habe ich aber im letzten Meeting schon gesagt“ – Aussagen wie diese habe ich schon häufig gehört – und ich fürchte fast – sogar von mir selbst. 😉
- Gedacht ist nicht gesagt,
- gesagt ist nicht gehört,
- verstanden ist nicht einverstanden,
- einverstanden ist nicht angewendet,
- angewendet ist noch lange nicht beibehalten.
Konrad Lorenz
Nachhaltig kommunizieren – einfacher gesagt als getan
Der erste Schritt ist sicherzustellen, dass alle informiert sind. Studien zeigen, dass Botschaften mehrfach wiederholt werden müssen, um wirklich zu haften. Deshalb sollten wichtige Themen über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten immer wieder angesprochen werden.
Dialog statt Einbahnstraße
Vor allem in Transformationsprojekten müssen Missverständnisse und Bedenken in persönlichen Gesprächen geklärt werden. Kommunikation ist dabei eine Führungsaufgabe und sollte bewusst trainiert werden. Regelmäßige interne Updates, Feedbackrunden und das Feiern von Erfolgen helfen, den Prozess zu begleiten und abzuschließen.
Meine Tipps für erfolgreiche Kommunikation im Veränderungsprozess
- Fördere Interaktion und Dialog
- Nutze verschiedene Kanäle
- Kläre Verständnisfragen frühzeitig
- Nimm Bedenken ernst
- Berichte regelmäßig über Fortschritte
- Organisiere Feedback und „Lessons Learned“
- Feiere gemeinsame Erfolge
Zuhören – die wichtigste Disziplin in der Kommunikation
Schreiben, Lesen, Sprechen und Zuhören sind vier Grundfähigkeiten in der Kommunikation, die allerdings nicht alle von uns nicht die gleiche Aufmerksamkeit erhalten. Bereits als Kleinkinder lernen und üben wir das Sprechen und ab der Schule auch, das Lesen und Schreiben. Leider beschränkt sich das systematische Üben beim Empfangen von Botschaften vorrangig auf das Lesen. Wir setzen uns viel zu wenig mit dem Zuhören auseinander – es wird schlichtweg vorausgesetzt, dass es jeder beherrscht, der nicht schwerhörig oder taub ist.
Von allen Führungsfähigkeiten ist das Zuhören wahrscheinlich die am meisten unterschätzte
Otto Scharmer
Dabei ist das Zuhören ein spannendes Thema, das mehr Aufmerksamkeit verdient. Ich habe mich kürzlich intensiver damit und bin auf die Theory U von Otto Scharmer gestoßen. Die ist komplex und verdient einen eigenen Blogartikel. Heute möchte ich mich daraus nur auf die Aussagen zum Zuhören beschränken.
Wie vier Qualitäten des Zuhörens unsere Gespräche beeinflussen
Zunächst beschreibt Otto Scharmer vier Qualitäten des Zuhörens:
- Downloading: ich empfange Botschaften, höre aber gar nicht wirklich zu – warte nur auf die Bestätigung meiner Überzeugungen oder der mir bereits bekannten Dinge – und auf die nächste Sprechpause.
- Sachliches Zuhören – ich öffne mich für Fakten zu. Ich nehme neue Aspekte wahr, bemerke Widersprüchlichkeiten und wäge ab.
- Empathisches Zuhören – ich versuche, das Thema mit den Augen und Empfindungen des Anderen zu sehen und sie wirklich in der Tiefe zu verstehen.
- Generatives Zuhören – in dieser höchsten Stufe des Zuhörens sind wir wirklich offen für neue Einsichten und Möglichkeiten
Dieses Schema eignet sich sehr gut für den Selbsttest – auf welcher Stufe sind wir üblicherweise unterwegs? Wie häufig hören wir gar nicht wirklich zu, sondern warten nur auf eine Bestätigung dessen, was wir für richtig halten? Wann ist das OK und wann wäre ein anderes Level von Vorteil?
Überträgt man diese Grundhaltungen im Zuhören Gespräche, lassen sich vier Stufen der Konversation beobachten:
| Feld der Konversation | Beschreibung |
|---|---|
| Nett reden | Menschen sagen, was andere hören wollen, folgen Routinen und vermeiden das Aussprechen ihrer wahren Gedanken. |
| Debatte | Menschen vertreten ihre eigenen Standpunkte, verteidigen diese und reagieren defensiv auf Kritik. |
| Reflektierender Dialog | Menschen erkennen, dass sie Teil eines Systems sind, und beginnen, die Standpunkte anderer zu erfragen und zu reflektieren. |
| Gemeinsames Verstehen | Menschen entwickeln ein tieferes Verständnis für das Gesamtsystem, indem sie aktiv zuhören und kollektive Erkenntnisse gewinnen. |
Es ist eigentlich eine Binsenweisheit – wer gut zuhört, kann besser verstehen. Und dennoch fehlt uns oft das Bewusstsein dazu. Es wird deutlich, welche Kraft Zuhören für den Ausgang von Gesprächen und für Transformationsvorhaben hat. Und auch welche Chancen uns entgehen, wenn wir zu viel Zeit auf das Ausfechten von Debatten oder schlimmer noch, auf das „nett reden“ vergeuden.
Empathisches und generatives Zuhören zu trainieren und zuzulassen, benötigt erst einmal Zeit. Doch ich bin sicher, dass es später im Verlauf für das gemeinsame Vorankommen unglaublich viel Potenzial für die Qualität von Entscheidungen, mehr Effizienz, Motivation und reibungslosere Zusammenarbeit bringt.
Meine Tipps für besseres Zuhören
- Reflektiere persönlich und im Team – wie hörst Du zu und was ist Gesprächskultur in Meetings?
- Übe das Zuhören in den verschiedenen Ebenen
- Übe Fragen zu stellen und verlerne schnelle Antworten zu finden
- Definiere Zuhören als wichtige Führungsqualität
Über Offenheit, Mut und warum Feedbackprogramme oft zu kurz greifen
Offene Kommunikation und eine starke Feedbackkultur sind entscheidend für den Erfolg moderner Organisationen. Amy C. Edmondson fand in ihrer Forschung heraus, dass psychologische Sicherheit die Voraussetzung dafür ist, dass Mitarbeiter offen sprechen können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. In Teams mit hoher psychologischer Sicherheit werden Fehler offen zugegeben, Fragen gestellt und kreative Ideen geäußert – was Innovation und Lernen fördert. Ohne diese Sicherheit besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter schweigen, aus Angst vor Kritik oder Bloßstellung. Das hemmt die Entwicklung der Organisation enorm.
Bei der psychologischen Sicherheit geht es nicht darum, nett zu sein.
Es geht darum, offenes Feedback zu geben, Fehler offen einzugestehen und voneinander zu lernen.“
Amy Edmondson
Feedback ist wichtig, aber Feedbackprogramme greifen in Unternehmen zu kurz, wenn sie sich lediglich auf den methodischen Teil konzentrieren – also wie Feedback gegeben wird oder welche Richtlinien gelten. Wenn vergessen wird, die notwendige psychologische Sicherheit zu schaffen, wird es kein offenes und ehrliches Feedback geben. Ohne psychologische Sicherheit bleibt Feedback oberflächlich und wird nicht in den Alltag integriert, was die Wirksamkeit solcher Programme nicht nur einschränkt sondern sogar negative Effekte mit sich bringen kann..
Deshalb kommt gier meine Buchempfehlung: In ihrem Buch „Die angstfreie Organisation“ zeigt Edmondson, dass eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit essentiell ist, um Feedbackprogramme erfolgreich zu machen. Ein reines Setzen auf Methoden reicht nicht aus, wenn die zugrunde liegende Kultur nicht angepasst wird.
Über die Notwendigkeit von Feedback und offener Kommunikationskultur sind sich viele einig. Unklar ist aus meiner Sicht jedoch häufig, wie tiefgreifend der kulturelle Anpassungsbedarf im Unternehmen ist.
Meine Tipps für echten Austausch und mehr Zusammenhalt
- Fördere klare und offene Kommunikation
- Etabliere Fehlerfreundlichkeit als Teil der Unternehmenskultur
- Schaffe Räume für ehrliches Feedback
- Führe regelmäßige Reflexionsrunden ein, um Ideen und Bedenken frühzeitig anzusprechen
- Sei selbst ein Vorbild: Zeige Offenheit und Mut zur Verletzlichkeit
Schwierige Themen ansprechen
Das berühmte Zitat von Paul Watzlawick bringt es auf den Punkt. Egal wie wir uns verhalten – wir kommunizieren immer. Was wir sagen, was wir weglassen, wie wir es betonen, mit welcher Emotion wir vortragen oder welchen Kanal wir wählen – all das beeinflusst, wie unsere Botschaften wahrgenommen werden. Die Empfänger interpretieren diese Botschaften immer subjektiv und individuell, basierend auf ihren eigenen Erfahrungen, Erwartungen und Einstellungen. Daher ist klare Kommunikation entscheidend, um Missverständnisse und die Gerüchteküche zu vermeiden.
Man kann nicht nicht kommunizieren
Paul Watzlawik
Gerade bei schwierigen Themen zögert das Management häufig, die Kommunikation zu starten – oft mit nachvollziehbaren Gründen: Man möchte Panik vermeiden, nicht über „ungelegte Eier“ sprechen oder noch offene Fragen klären. Doch dieses Zögern verstärkt Unsicherheiten, da es Raum für Spekulationen und Gerüchte bietet. Wenn die Kommunikation zu lange hinausgezögert wird, entstehen falsche Schlussfolgerungen, die den Umgang mit der Situation erschweren. Deshalb ist es wichtig, aktiv und frühzeitig zu kommunizieren, um Unsicherheiten zu reduzieren und den Dialog offen zu halten.
Ein weiteres Schlüsselelement ist das Schaffen eines sicheren Umfelds, in dem die Beteiligten offen über ihre Bedenken und Fragen sprechen können. Psychologische Sicherheit erleichtert diesen Dialog und trägt dazu bei, gemeinsam Lösungen zu finden, anstatt wichtige Themen aus Angst zu vermeiden.
Meine Tipps für die erfolgreiche Kommunikation schwieriger Themen
- Sprich schwierige Themen offen und frühzeitig an
- Biete Dialogformate an, um Austausch zu ermöglichen
- Sorge für ein Umfeld, das psychologische Sicherheit bietet
Über die Chancen des Flurfunks
Das informelle Gespräch auf dem Weg zur Kantine, an der Kaffeemaschine, vor und nach Meetings oder gar bei persönlichen Treffs nach Feierabend hat eine unglaubliche Kraft für das Unternehmen. Und dies im Positiven wie im Negativen. Der sogenannte Flurfunk ist extrem schnell und findet immer statt.
Da er oft mit Unsicherheiten einhergeht, wollte so manch eine Führungskraft den Flurfunk am liebsten schon abschaffen, meinte damit aber sicher eher den Wunsch, die (negative) Gerüchteküche einzudämmen. Doch aus meiner Erfahrung ist das weder möglich noch wünschenswert.
Die wichtigsten Gespräche finden meist nicht im Konferenzraum statt
unbekannt
Denn der informelle Austausch ist ein wichtiges Instrument für den Zusammenhalt und eigentlich Zeichen einer positiven Unternehmenskultur. Er ist stark, weil er die menschliche Neugier befriedigt, aber auch hilft, Frust abzubauen, neue Perspektiven schafft und soziale Bindungen festigt.
Oft sprechen wir negativ über ihn, aber ich kann ihn als authentischen Kommunikationskanal nur empfehlen. Allerdings muss man ihm etwas Liebe schenken: Am besten über die oben erwähnten Aspekte der Kommunikation
Meine Tipps für positiven Umgang mit Flurfunk
- Fördere den Flurfunk und nutze ihn aktiv: Hör hin und nutze ihn als Frühindikator für Stimmungen und Unsicherheiten.
- Erkenne und beseitige Unsicherheiten: Reagiere schnell auf Fehlinformationen und halte wichtige Informationen transparent, um Gerüchte zu vermeiden.
- Fördere offene Kommunikation: Schaffe eine Kultur, in der Fragen offen gestellt werden können, statt auf Flurfunk zu setzen.
- Sei ein Vorbild: Vermeide unbestätigte Informationen und kommuniziere verantwortungsvoll.
Fazit: Kommunikation als zentrale Aufgabe verstehen
Kommunikation ist nicht die alleinige Aufgabe der Unternehmenskommunikation, des Marketings oder der HR-Abteilung. Sie ist die Aufgabe aller in einer Organisation und besonders wichtig für Führungskräfte. Dabei geht es nicht nur um das Vermitteln von Botschaften, sondern vor allem um das Zuhören und den aktiven Austausch.
Kommunikation muss im Zentrum der Unternehmenskultur stehen, um wirklich wirksam zu sein. Sie sollte in eine Kultur eingebettet sein, die Offenheit, Transparenz und psychologische Sicherheit fördert. Nur in einem solchen Umfeld kann Kommunikation die Basis für Vertrauen und erfolgreiche Zusammenarbeit bilden.
In einer zunehmend komplexen Arbeitswelt wird Kommunikation immer mehr zu dem zentralen Future Skill. Denn Empathie, aktives Zuhören und das Erkennen von zwischenmenschlichen Signalen sind essenziell, um produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Leider wird dieses Thema in betrieblichen Trainingsprogrammen oft vernachlässigt. Dabei ist es entscheidend, Kommunikation als kontinuierlichen Lernprozess zu verstehen. Die bewusste Weiterentwicklung dieser Fähigkeiten hilft, Missverständnisse zu reduzieren, die Unternehmenskultur zu stärken und langfristig nachhaltige Erfolge zu sichern.
Weiterführende Infos und Links
Fachbücher
Führungsaufgabe Interne Kommunikation
Andrea Montua: Erfolgreich in Unternehmen kommunizieren – im Alltag und in Veränderungsprozessen. Springer Gabler 2024
Die angstfreie Organisation
Amy C. Edmondson – Wie Sie psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz für mehr Entwicklung, Lernen und Innovation schaffen. Vahlen 2020
Du hast ähnliche Herausforderungen in Deinem Unternehmen?
Lass uns gemeinsam herausfinden, wie Du Transparenz und Klarheit im Unternehmen schaffen kannst
Du möchtest erst noch genauer wissen, wie man das angehen kann? Erkundige Dich zu meinen Leistungen.